Om dat te kunnen bepalen, moeten we ons beter organiseren. Focus, context en tijd zijn de parameters die bepalen wanneer we efficiënt kunnen werken.

Focus

Het is moeilijk om echt productief te worden wanneer je de lijstjes chronologisch begint af te werken. De doorsnee persoon wordt pas productief wanneer hij gedurende 20 minuten ongestoord kan werken.

Je moet je dus kunnen focussen op wat je doet en dat lukt niet als je eerst gaat telefoneren, daarna een offerte begint te schrijven en ondertussen de inkomende mails één voor één leest. Het vraagt heel veel energie en je kan je niet goed concentreren als je 3 dingen tegelijk probeert te doen. Kom tot rust en focus op 1 taak tegelijk. Werk bijvoorbeeld eerst alle telefoontjes af en sluit je email programma tijdens het uitschrijven van offertes. Je zal merken dat je op deze manier veel efficiënter kan werken.

Context

Om ons te kunnen focussen moeten we rekening houden met de situatie waarin we ons op dat moment bevinden, de “context”. Die wordt bepaald door de plaats waar we zijn en het materiaal dat we ter beschikking hebben. “Thuis”, “Werk”, “Boodschappen”, “Telefoon”, “Computer”, “e-mail” en “Te lezen” zijn klassiekers. Je kan deze lijst nog verder uitbreiden. Zo heb ik bijvoorbeeld een context “Sales meeting” waarin ik alle items verzamel die ik tijdens de eerstvolgende sales meeting zou willen bespreken en een context “Pieter” waarin alles staat wat ik met Pieter moet bespreken als ik hem zie.

Voor elk item in je actielijsten kan je nu de context aangeven. Het heeft niet veel zin om tijdens het winkelen herinnerd te worden aan de taken die je enkel kan doen wanneer je achter je computer zit, maar je kan natuurlijk wel een aantal mensen bellen wanneer je naar de winkel rijdt. Neem dus naast “Boodschappen” ook je lijstje met context “Telefoon” mee als je in de auto stapt.

Het gebruiken van een context om je taken te organiseren zorgt er voor dat je je beter kan focussen. Je wordt niet afgeleid door taken die je op dat moment niet kan doen omdat je bijvoorbeeld op een andere locatie bent of omdat je je GSM of computer niet bij de hand hebt.

Als je het systeem een tijdje gebruikt, zal je merken dat je creatief wordt in het definiëren van contexts. “Supermarkt”, “Thuis aan Computer” of “Onderweg tijdens de kantooruren” kunnen bijvoorbeeld ook als context gedefinieerd worden.

Tijd

Los van de context, is het zinvol om de tijd die nodig is om de taak uit te voeren in te schatten. Zo kan je makkelijker taken terug vinden die je kan afwerken als je nog een kwartiertje tijd hebt voor de start van bijvoorbeeld je volgende vergadering. Persoonlijk ga ik niet zo ver in m’n systeem, maar ik denk wel dat de echte controlefreaks het wel aangenaam zullen vinden om een timing te zetten op elke taak.

Het wordt nu moeilijk om dat allemaal nog op papier bij te houden. Er bestaan een aantal tools die je kunnen helpen om je lijstjes te organiseren. Voorbeelden zijn:

• Remember the Milk (Gratis en Web Based)
• Nozbe (Web Based)
• OmniFocus (Mac software, betalend)

De websites van deze toepassingen geven je een idee van de functionaliteit via tutorials, maar het zou me niet verwonderen dat we in één van de volgende posts inzoomen op één van deze tools.

Da’s normaal, negeer dat lastige gevoel en vertrouw op het systeem. Alles staat op papier, je moet je dus geen zorgen maken dat je iets zal vergeten. We moeten nu orde op zaken stellen en je todo lijstje reorganiseren zodat het een werkinstrument wordt.

De informatie die je verzameld hebt in je inbox moet verwerkt worden. Inbox leeg maken dus! Voor alle duidelijkheid, het is niet de bedoeling om alles onmiddellijk uit te voeren. Verwerk de items in je inbox. Mails volgens het LIFO principe, de rest FIFO.

Eén van de regels die je hierbij moet naleven is dat je een item nooit opnieuw in je inbox stopt. Elke todo die je er uit pikt, moet verwerkt worden voordat je naar de volgende gaat. Da’s een eenvoudige regel maar er wordt dikwijls tegen gezondigd, wat tot tijdsverlies leidt. Ga maar eens na hoe dikwijls je bijvoorbeeld een mail leest voordat je hem effectief verwerkt. Elke keer je die mail leest, verlies je tijd. Je moet je opnieuw inwerken in de context, beslissen wat de volgende actie is die je moet ondernemen en nadenken of je alle informatie en middelen hebt om de mail te verwerken.

Hoe gaan we tewerk?

Het resultaat van deze 3 stappen is dat je orde hebt gecreëerd in de chaos. Wanneer je tijd hebt om iets te doen, neem je je lijstje met “Volgende acties” en je pikt er eentje uit. In m’n volgende post zal ik je uitleggen hoe je kan bepalen welke “Volgende actie” je best kan kiezen om efficiënt te werken.

Zie je het nog zitten?

Wel, het idee achter het systeem van David Allen is dat je pas efficiënt en gefocust kan werken als je je hoofd leeg maakt. Ons brein is namelijk niet gemaakt om alles te onthouden. We hebben een Mind Dump nodig, op papier of digitaal. Karateka kennen deze toestand zonder gedachten als ”a mind like water“.

Bruce Lee beschrijft het als volgt:

Verzamel alle losse papiertjes, post-it’s, todo’s uit je PDA of ander elektronisch bestand en maak een nieuwe lijst. Een lijst waarop echt alles staat wat rondslingert in je auto, op je bureau op het werk, thuis of in je hoofd. Noem het een inbox waar je alles gewoon in gooit, zonder systeem, zonder klassement of prioriteiten, zonder verder na te denken.

Waarschijnlijk flitsen er tijdens dit proces nog andere zaken door je hoofd. Dromen die je wil realiseren, reizen die je wil maken, aankopen die je wil doen, mensen die je wil ontmoeten, zet alles maar op je lijstje!

Als je hiermee klaar bent, spoken er ongetwijfeld nog onvoltooide taken door je hoofd. We hebben niet altijd pen en papier bij de hand, dus proberen we maar zo veel mogelijk te onthouden. Dat lukt dus niet! Er bestaan zogenaamde trigger lists, die je kunnen helpen om die onvoltooide taken naar boven te halen. Maak er een gewoonte van om regelmatig een Mind Dump uit te voeren, zodat je hoofd leeg blijft.

Een goed moment om je hoofd leeg te maken, is op het einde van je werkweek, wanneer je hoofd overloopt van reminders, taken en creatieve ideeën. Toen ik begon met het het opvullen van m’n inbox, zeulde ik steeds een papiertje en een pen mee zodat ik de gewoonte kreeg om alles wat in m’n hoofd op kwam onmiddellijk op te schrijven. Zo bleef m’n hoofd leeg en groeide m’n vertrouwen in het systeem.

De eerste weken bleven er nog veel todo’s door m’n hoofd razen, ook al zat alles in m’n inbox. Ik had niet echt het gevoel dat ik er op vooruit ging, integendeel…m’n lijstje werd steeds langer en onoverzichtelijker. Pas na 21 dagen begon ik het systeem te vertrouwen en ik had duidelijk minder stress. Alles stond in m’n lijstje, dus ik hoefde me geen zorgen te maken. Een heerlijk gevoel van rust, ik had het onder controle!

In de volgende posts vertellen we je hoe je structuur kan brengen in je inbox. We leren je dan hoe je de informatie kan verwerken.

Veel succes bij het verzamelen, en vooral…volhouden!

Klinkt leuk.

En als die ontspanning echte ontspanning is:
Geen stress, geen voortdurende “todo flitsen” die door je hoofd schieten, geen planning maken voor het volgende moment, geen oepsgevoel bij het zien van die collega aan wie je gisteren een document had moeten sturen…

Klinkt als iets wat enkel mogelijk is als je op reis bent, en dan nog…

Hoe krijg je die stress eruit?
Stress komt als je het gevoel hebt dat je de controle over de situatie kwijt bent.
Je moet dus  controle krijgen.
En controle krijg je als je een betrouwbaar systeem hebt dat je gedisciplineerd toepast.

Klinkt allemaal niet echt gezellig, maar het systeem zelf moet niet leuk zijn, het moet efficiënt zijn, en ervoor zorgen dat je leven daardoor leuk is!

Wat moet dat systeem allemaal doen?

1 – Alle taken op één plaats bijhouden

Waar zitten je todo’s nu allemaal: in je takenlijstje, maar ook in je mail, tussen de notities van een meeting, op de achterkant van benzinebonnetjes in de auto, op je hand,  in je hoofd, bij anderen die je voortdurend herinneren aan wat je hen beloofd had?
Hoe moet je in godsnaam weten wat NU het volgende is wat je moet doen?

Alles moet dus op 1 plaats staan.

2 – In één oogopslag aangeven wat het volgende is wat je op dat moment zou kunnen of moeten doen

Dus niet:

• Net aangekomen op je werk in je takenlijstje zien dat je voor je collega een boek had moeten meebrengen van thuis.
• Op 13 augustus een papiertje terugvinden waarop staat “bloemen kopen trouwverjaardag” (als je op 12 augustus getrouwd bent).
• Elke keer je je takenlijst overloopt, “Leren piano spelen” zien staan, omdat je dat ooit wel eens wil doen.

Maar wel:

Op elk moment enkel die dingen zien die binnenkort moeten gebeuren, en die je kan doen op de plaats waar je bent en met de tijd die je hebt.

3 – Een oplossing bieden voor de grote of lastige taken op je lijst, die blijven liggen tot het (net niet) te laat is

“backup systeem voor computer regelen ” of “kasten bureau opruimen” zijn taken die maar niet van het lijstje geraken.

Dat komt omdat het geen taken, maar projecten zijn.
Die blijven liggen omdat ze te lang duren, waardoor je nooit de tijd zal hebben om ze in 1 keer helemaal uit te voeren, waardoor ze steevast overgeslagen worden.
Ofwel zijn ze te lastig, omdat je nog niet alle info hebt, of gewoon niet weet hoe eraan te beginnen.

Het systeem zal dus ook voor die projecten een gepast antwoord moeten bieden, zodat ze even vlot door de molen gaan en terug van het lijstje verdwijnen.

Hoe starten?

Dat zal geen eenvoudig systeem zijn, hoor ik je denken.
“Maak het zo eenvoudig mogelijk, maar niet eenvoudiger” stelde Einstein.
Laat ons dat als visie nemen voor ons systeem.

De principes nemen we uit “Getting Things Done”, een boek van David Allen dat zowat de bijbel is onder de productiviteitsboeken.

De volgende 21 dagen leggen we uit hoe je het toepast.

Elke dag een klein stukje, want je hebt natuurlijk te weinig tijd hiervoor…

Een stelling die een wereld van mogelijkheden laat opengaan… indien ze klopt.
Geen levenslang gevecht meer tegen je eigen slechte gewoonten, gewoon vervangen door een goede gewoonte, 21 dagen herhalen, en de strijd is gestreden.

Ik ben een avondmens.
‘s Avonds heb ik de beste ideeën, en werk ik het meest productief. Ik ga pas slapen in de vroege uurtjes, als mijn ogen dichtvallen van vermoeidheid. Naar bed gaan voelt aan als “opgeven”.
Opstaan is (bijgevolg) een nachtmerrie. De wekker is niet mijn vriend. De “snooze” knop erop wel, maar dan het soort van vriend die je in de problemen werkt: Ik blijf liggen tot het net niet te laat is… of net wel.
Ik ben dus een avondmens.

Kan ik ook ochtendmens worden? Klinkt als een interessant proefscenario voor de 21-dagen regel: Best eenvoudig te controleren.
Ik heb me het beeld gevormd dat ik een ochtendmens ben, dat ik elke dag vrolijk en fris wakker word om 5.30, fluks uit mijn bed spring, en de eerste uren van de dag heel productief ben. ‘s Avonds ga ik op tijd slapen, zodat ik de volgende ochtend weer fris ben.
En geheel volgens de regels van de kunst, hou ik dat gedurende 21 dagen vol.

Maandag 17 augustus 5.30h: dag 1.
Waar ben ik mee begonnen…

Vandaag: dag 11.
Wat een leuk gevoel om al enkele uren gewerkt te hebben op het tijdstip waarop ik voorheen duizelig en met zware benen uit mijn bed strompelde. Maar het opstaan is nog steeds vreselijk, vooral omdat het tijdig gaan slapen nog niet altijd lukt. Volhouden is het woord, volhouden.

En volhouden is makkelijker als ik weet dat het zin heeft, en dat het kans heeft op slagen.
Dus moet ik weten wat erachter zit.

Ik weet sowieso graag hoe de dingen ineen zitten:
Wil je me overtuigen van een nieuw concept of theorie, leg me dan haarfijn uit hoe het werkt, bewijsbaar, en liefst iets met eentjes en nulletjes: Juist of fout.

En als dat niet kan, maak er dan een leuk verhaal van.
Iets wat blijft hangen, iets waar ik blij van word, of wat me ontroert.
Dan is mijn interesse gewekt. Dan wil ik het een kans geven.

Werkt het bij jou ook zo?
Ziehier dan het verhaal én de theorie achter de 21-dagen regel.

Het verhaal

Dr Maxwell Maltz, een plastisch chirurg, had geregeld ontevreden patiënten:
Ondanks een geslaagde schoonheidsingreep, klaagden die over het feit dat er niks veranderd was.
Iets wat Maltz eenvoudig dacht te pareren met de welbekende ”voor en na“ foto’s.
Maar de foto’s bleken niet voldoende, de patiënten bleven met het gevoel zitten er nog uit te zien als voorheen.

Daarnaast viel het hem op dat de meeste van zijn patiënten na een amputatie nog gedurende 21 dagen last hadden van fantoompijnen.
Daarna niet meer.

Het leek alsof het brein van de patiënt de uiterlijke verandering initieel niet zag.
Intrigerend genoeg voor Maltz om dit voor de rest van zijn leven verder te onderzoeken.

De theorie

”De mens is een gewoontedier“ wordt wel eens gezegd.

Dat klopt: De dingen die we doen zonder erbij na te denken, doen we op de manier die opgeslagen is in onze automatische piloot (het stille geheugen, één van onze 5 geheugens).
En dat brengt ons bij de werking van de hersenen:

In onze hersenen bevinden zich circuits van zenuwcellen, neuronen, die onze lichaamsfuncties regelen, en ook verantwoordelijk zijn voor ons denkvermogen.
Verbanden tussen verschillende informatie-eenheden in de hersenen (kennis, overtuigingen, herinneringen) worden fysisch vertaald in verbindingen tussen de neuronen waar ze in opgeslagen zijn.
Deze verbindingen kunnen verbroken worden, en nieuwe verbindingen kunnen gemaakt worden, wanneer de betreffende neuronen gedurende minstens 21 dagen op een rij gebombardeerd worden met de nieuwe informatie.
Ons brein aanvaardt dus enkel nieuwe data ter vervanging van een huidige gewoonte of een beeld, indien deze data minstens 21 dagen lang herhaald wordt.

Toegepast op patiënten van Maltz:
Bij een amputatie gebeurt die herhaling van de nieuwe informatie automatisch: De vinger is weg, en na 21 dagen ”weten“ uw hersenen ook dat die vinger er niet meer is. Einde fantoompijnen.

Een overtuiging veranderen (”ik ben nu wel mooi na mijn chirurgische ingreep“), ligt iets lastiger. Hier moet de patiënt de nieuwe verbindingen in de hersenen zelf bewust leggen door dat nieuwe beeld telkens weer te herhalen, 21 dagen lang.
Vanaf dan zit dat nieuwe beeld, zelfbeeld in dit geval, opgeslagen, en zal het automatisch uw doen en laten bepalen: Iemands uiterlijke leven is immers de reflectie is van hoe die persoon naar zichzelf kijkt.

Dr Thurman Fleet kwam tot dezelfde conclusie als Maltz: de dingen die je doet, en de resultaten die je daarmee bereikt, worden bepaald door de ideeën, beelden en overtuigingen in je onderbewustzijn: dat zijn je paradigma’s, de denkpatronen waarmee jij de wereld rond jou begrijpt en verklaart.

Fleet legt dit uit aan de hand van een geweldig tekeningetje, dat hij de ”stick person“ noemde:

Hoe lees je dit plaatje:

1. Het hoofd (de grote cirkel) stelt je geest voor, die bestaat uit 2 delen: het Bewustzijn (de ”C“ van Consciousness) en het Onderbewustzijn (Subconsciousness)
   Het Bewustzijn gebruik je om te denken, en om waar te nemen wat zich rond jou afspeelt (met je 5 zintuigen, voorgesteld door de ”+”-tekentjes erboven)
   Je kiest zelf of je de dingen die binnenkomen in je bewustzijn, accepteert of weigert
2. De ideeën, beelden en overtuigingen die je toelaat in je Bewustzijn, stromen door naar je onderbewustzijn
   In je onderbewustzijn zitten je gewoonten en overtuigingen
   Het kan niet kiezen, het aanvaardt gewoon alle info die het gevoed krijgt van het Bewustzijn
3. De overtuigingen en gewoonten in je onderbewustzijn bepalen je acties, en bijgevolg ook welke resultaten je krijgt in je leven: “the body is the instrument of the mind”.

Wat is nu de moraal van het verhaal, wat kan je doen met deze info?
Je acties en de resultaten daarvan, de mate van je succes, je leven, wordt in grote mate bepaald door wat er in je onderbewustzijn zit, in de programmering van je automatische piloot.
Je kan je daarbij neerleggen (“ik ben nu eenmaal zo”), maar je kan je leven ook zelf in de hand nemen, door die programmering te wijzigen.

Hoe doe je dat?
Door je niet meer te laten leiden door niet-productieve gedachten en door je zintuiglijke waarnemingen, maar door actief te selecteren wat je doorlaat en herhaalt op je onderbewustzijn.
En DAT wordt dan je nieuwe referentiekader, je nieuwe zelfbeeld, je nieuwe overtuigingen waaruit automatisch nieuwe acties en nieuwe resultaten komen.

Dus:

• Laat enkel die ideeën, beelden en overtuigingen uit je omgeving binnenkomen die bruikbaar zijn voor jou, die je vooruit helpen. Voor je iets binnenlaat, bedenk je eerst of dit idee, beeld of deze overtuiging je vooruit helpt of niet, en aan de hand daarvan laat je ‘t binnenkomen of niet.
• Creëer zelf ideeën en beelden in je geest, maak jezelf een voorstelling van je doel, en hoe je leven eruit ziet als je dat bereikt hebt.

De uitdaging

Wat denk je, ook eens proberen?

Kies iets uit wat je al lang wou doen, en waar je veel voldoening aan hebt nadien, dat maakt het wat makkelijker.
Ik hoor graag wat je resultaat is op dag 22.
O ja, laat ook op voorhand even weten dat je ermee gaat starten, dat is dan een extra motivatie om door te zetten!
De hele wereld leest namelijk mee.

Zo eenvoudig kan het toch nooit zijn:
Het lijstje met goede voornemens dat ik steevast rond nieuwjaar fabriceer, is een jaar nadien bijna integraal herbruikbaar, wegens helaas niet uitgevoerd.
Was ik niet gemotiveerd genoeg?
Toch wel, maar er was altijd wel een reden waarom het dan net niet goed uitkwam.
Misschien lukt het dit jaar wel?
Ja, vast wel!

Hmmm…

Gooi het eens over een andere boeg.
Maak jezelf wijs dat je het maar heel eventjes gaat doen: Je hoeft het dus niet je hele godganse leven vol te houden, nee, enkel 21 dagen.
Gewoon even uitproberen, meer niet.

En na die 21 dagen?

Dan is het een gewoonte geworden, iets waar je niet meer moet over nadenken:
Vanaf dag 22 gaat het vanzelf.

En dag 22, daar doe je het voor.

Welkom op dag 22!