In onze serie posts rond Getting Things Done hebben we uitgelegd hoe je alle informatie kan verzamelen en verwerken. Je loopt nu door het leven met 3 lijsten todo’s en een klassement. Tot nu toe heb je je lijstjes zien groeien en het is uiteraard de bedoeling om de “Volgende acties” effectief uit te voeren. Maar wanneer?

Om dat te kunnen bepalen, moeten we ons beter organiseren. Focus, context en tijd zijn de parameters die bepalen wanneer we efficiënt kunnen werken.

Focus

Het is moeilijk om echt productief te worden wanneer je de lijstjes chronologisch begint af te werken. De doorsnee persoon wordt pas productief wanneer hij gedurende 20 minuten ongestoord kan werken.

Focus

Je moet je dus kunnen focussen op wat je doet en dat lukt niet als je eerst gaat telefoneren, daarna een offerte begint te schrijven en ondertussen de inkomende mails één voor één leest. Het vraagt heel veel energie en je kan je niet goed concentreren als je 3 dingen tegelijk probeert te doen. Kom tot rust en focus op 1 taak tegelijk. Werk bijvoorbeeld eerst alle telefoontjes af en sluit je email programma tijdens het uitschrijven van offertes. Je zal merken dat je op deze manier veel efficiënter kan werken.

Context

Om ons te kunnen focussen moeten we rekening houden met de situatie waarin we ons op dat moment bevinden, de “context”. Die wordt bepaald door de plaats waar we zijn en het materiaal dat we ter beschikking hebben. “Thuis”, “Werk”, “Boodschappen”, “Telefoon”, “Computer”, “e-mail” en “Te lezen” zijn klassiekers. Je kan deze lijst nog verder uitbreiden. Zo heb ik bijvoorbeeld een context “Sales meeting” waarin ik alle items verzamel die ik tijdens de eerstvolgende sales meeting zou willen bespreken en een context “Pieter” waarin alles staat wat ik met Pieter moet bespreken als ik hem zie.

Voor elk item in je actielijsten kan je nu de context aangeven. Het heeft niet veel zin om tijdens het winkelen herinnerd te worden aan de taken die je enkel kan doen wanneer je achter je computer zit, maar je kan natuurlijk wel een aantal mensen bellen wanneer je naar de winkel rijdt. Neem dus naast “Boodschappen” ook je lijstje met context “Telefoon” mee als je in de auto stapt.

Het gebruiken van een context om je taken te organiseren zorgt er voor dat je je beter kan focussen. Je wordt niet afgeleid door taken die je op dat moment niet kan doen omdat je bijvoorbeeld op een andere locatie bent of omdat je je GSM of computer niet bij de hand hebt.

Als je het systeem een tijdje gebruikt, zal je merken dat je creatief wordt in het definiëren van contexts. “Supermarkt”, “Thuis aan Computer” of “Onderweg tijdens de kantooruren” kunnen bijvoorbeeld ook als context gedefinieerd worden.

Tijd

Los van de context, is het zinvol om de tijd die nodig is om de taak uit te voeren in te schatten. Zo kan je makkelijker taken terug vinden die je kan afwerken als je nog een kwartiertje tijd hebt voor de start van bijvoorbeeld je volgende vergadering. Persoonlijk ga ik niet zo ver in m’n systeem, maar ik denk wel dat de echte controlefreaks het wel aangenaam zullen vinden om een timing te zetten op elke taak.

Het wordt nu moeilijk om dat allemaal nog op papier bij te houden. Er bestaan een aantal tools die je kunnen helpen om je lijstjes te organiseren. Voorbeelden zijn:

De websites van deze toepassingen geven je een idee van de functionaliteit via tutorials, maar het zou me niet verwonderen dat we in één van de volgende posts inzoomen op één van deze tools.