Ok, Pieter heeft in z’n post De kunst van het stress-vrij ontspannen je interesse gewekt. Je hebt de basisprincipes geleerd om meer tijd te verkrijgen, maar hoe begin je eraan? Hoe word je nu productiever?

Wel, het idee achter het systeem van David Allen is dat je pas efficiënt en gefocust kan werken als je je hoofd leeg maakt. Ons brein is namelijk niet gemaakt om alles te onthouden. We hebben een Mind Dump nodig, op papier of digitaal. Karateka kennen deze toestand zonder gedachten als ”a mind like water“.

Bruce Lee beschrijft het als volgt:

Verzamel alle losse papiertjes, post-it’s, todo’s uit je PDA of ander elektronisch bestand en maak een nieuwe lijst. Een lijst waarop echt alles staat wat rondslingert in je auto, op je bureau op het werk, thuis of in je hoofd. Noem het een inbox waar je alles gewoon in gooit, zonder systeem, zonder klassement of prioriteiten, zonder verder na te denken.

Waarschijnlijk flitsen er tijdens dit proces nog andere zaken door je hoofd. Dromen die je wil realiseren, reizen die je wil maken, aankopen die je wil doen, mensen die je wil ontmoeten, zet alles maar op je lijstje!

Als je hiermee klaar bent, spoken er ongetwijfeld nog onvoltooide taken door je hoofd. We hebben niet altijd pen en papier bij de hand, dus proberen we maar zo veel mogelijk te onthouden. Dat lukt dus niet! Er bestaan zogenaamde trigger lists, die je kunnen helpen om die onvoltooide taken naar boven te halen. Maak er een gewoonte van om regelmatig een Mind Dump uit te voeren, zodat je hoofd leeg blijft.

Een goed moment om je hoofd leeg te maken, is op het einde van je werkweek, wanneer je hoofd overloopt van reminders, taken en creatieve ideeën. Toen ik begon met het het opvullen van m’n inbox, zeulde ik steeds een papiertje en een pen mee zodat ik de gewoonte kreeg om alles wat in m’n hoofd op kwam onmiddellijk op te schrijven. Zo bleef m’n hoofd leeg en groeide m’n vertrouwen in het systeem.

De eerste weken bleven er nog veel todo’s door m’n hoofd razen, ook al zat alles in m’n inbox. Ik had niet echt het gevoel dat ik er op vooruit ging, integendeel…m’n lijstje werd steeds langer en onoverzichtelijker. Pas na 21 dagen begon ik het systeem te vertrouwen en ik had duidelijk minder stress. Alles stond in m’n lijstje, dus ik hoefde me geen zorgen te maken. Een heerlijk gevoel van rust, ik had het onder controle!

In de volgende posts vertellen we je hoe je structuur kan brengen in je inbox. We leren je dan hoe je de informatie kan verwerken.

Veel succes bij het verzamelen, en vooral…volhouden!