RelaxStel je voor dat je een pak meer tijd voor ontspanning krijgt, terwijl je toch alles blijft doen wat je nu doet?

Klinkt leuk.

En als die ontspanning echte ontspanning is:
Geen stress, geen voortdurende “todo flitsen” die door je hoofd schieten, geen planning maken voor het volgende moment, geen oepsgevoel bij het zien van die collega aan wie je gisteren een document had moeten sturen…

Klinkt als iets wat enkel mogelijk is als je op reis bent, en dan nog…

Hoe krijg je die stress eruit?
Stress komt als je het gevoel hebt dat je de controle over de situatie kwijt bent.
Je moet dus  controle krijgen.
En controle krijg je als je een betrouwbaar systeem hebt dat je gedisciplineerd toepast.

Klinkt allemaal niet echt gezellig, maar het systeem zelf moet niet leuk zijn, het moet efficiënt zijn, en ervoor zorgen dat je leven daardoor leuk is!

Wat moet dat systeem allemaal doen?

1 – Alle taken op één plaats bijhouden

Waar zitten je todo’s nu allemaal: in je takenlijstje, maar ook in je mail, tussen de notities van een meeting, op de achterkant van benzinebonnetjes in de auto, op je hand,  in je hoofd, bij anderen die je voortdurend herinneren aan wat je hen beloofd had?
Hoe moet je in godsnaam weten wat NU het volgende is wat je moet doen?

Alles moet dus op 1 plaats staan.

2 – In één oogopslag aangeven wat het volgende is wat je op dat moment zou kunnen of moeten doen

Dus niet:

  • Net aangekomen op je werk in je takenlijstje zien dat je voor je collega een boek had moeten meebrengen van thuis.
  • Op 13 augustus een papiertje terugvinden waarop staat “bloemen kopen trouwverjaardag” (als je op 12 augustus getrouwd bent).
  • Elke keer je je takenlijst overloopt, “Leren piano spelen” zien staan, omdat je dat ooit wel eens wil doen.

Maar wel:

Op elk moment enkel die dingen zien die binnenkort moeten gebeuren, en die je kan doen op de plaats waar je bent en met de tijd die je hebt.

3 – Een oplossing bieden voor de grote of lastige taken op je lijst, die blijven liggen tot het (net niet) te laat is

“backup systeem voor computer regelen ” of “kasten bureau opruimen” zijn taken die maar niet van het lijstje geraken.

Dat komt omdat het geen taken, maar projecten zijn.
Die blijven liggen omdat ze te lang duren, waardoor je nooit de tijd zal hebben om ze in 1 keer helemaal uit te voeren, waardoor ze steevast overgeslagen worden.
Ofwel zijn ze te lastig, omdat je nog niet alle info hebt, of gewoon niet weet hoe eraan te beginnen.

Het systeem zal dus ook voor die projecten een gepast antwoord moeten bieden, zodat ze even vlot door de molen gaan en terug van het lijstje verdwijnen.

Hoe starten?

Dat zal geen eenvoudig systeem zijn, hoor ik je denken.
“Maak het zo eenvoudig mogelijk, maar niet eenvoudiger” stelde Einstein.
Laat ons dat als visie nemen voor ons systeem.

De principes nemen we uit “Getting Things Done”, een boek van David Allen dat zowat de bijbel is onder de productiviteitsboeken.

De volgende 21 dagen leggen we uit hoe je het toepast.

Elke dag een klein stukje, want je hebt natuurlijk te weinig tijd hiervoor…