Orde in de chaos

In onze serie posts rond Getting Things Done hebben we uitgelegd hoe je alle informatie kan verzamelen en verwerken. Je loopt nu door het leven met 3 lijsten todo’s en een klassement. Tot nu toe heb je je lijstjes zien groeien en het is uiteraard de bedoeling om de “Volgende acties” effectief uit te voeren. Maar wanneer?

Om dat te kunnen bepalen, moeten we ons beter organiseren. Focus, context en tijd zijn de parameters die bepalen wanneer we efficiënt kunnen werken.

Focus

Het is moeilijk om echt productief te worden wanneer je de lijstjes chronologisch begint af te werken. De doorsnee persoon wordt pas productief wanneer hij gedurende 20 minuten ongestoord kan werken.

Je moet je dus kunnen focussen op wat je doet en dat lukt niet als je eerst gaat telefoneren, daarna een offerte begint te schrijven en ondertussen de inkomende mails één voor één leest. Het vraagt heel veel energie en je kan je niet goed concentreren als je 3 dingen tegelijk probeert te doen. Kom tot rust en focus op 1 taak tegelijk. Werk bijvoorbeeld eerst alle telefoontjes af en sluit je email programma tijdens het uitschrijven van offertes. Je zal merken dat je op deze manier veel efficiënter kan werken.

Help, m’n inbox loopt over!

Proficiat, je hebt het volgehouden! Als je de tips uit m’n vorige post hebt gevolgd, spoken er geen todo’s meer door je hoofd en ligt je bureau er netjes bij. Da’s een goed gevoel maar…. er knaagt iets. Je inbox puilt uit en bij deze gedachte voel je de stress toenemen.

Da’s normaal, negeer dat lastige gevoel en vertrouw op het systeem. Alles staat op papier, je moet je dus geen zorgen maken dat je iets zal vergeten. We moeten nu orde op zaken stellen en je todo lijstje reorganiseren zodat het een werkinstrument wordt.

Word verzamelaar!

Ok, Pieter heeft in z’n post De kunst van het stress-vrij ontspannen je interesse gewekt. Je hebt de basisprincipes geleerd om meer tijd te verkrijgen, maar hoe begin je eraan? Hoe word je nu productiever?

Wel, het idee achter het systeem van David Allen is dat je pas efficiënt en gefocust kan werken als je je hoofd leeg maakt. Ons brein is namelijk niet gemaakt om alles te onthouden. We hebben een Mind Dump nodig, op papier of digitaal. Karateka kennen deze toestand zonder gedachten als ”a mind like water“.

Bruce Lee beschrijft het als volgt:

De kunst van het stress-vrij ontspannen

Stel je voor dat je een pak meer tijd voor ontspanning krijgt, terwijl je toch alles blijft doen wat je nu doet?

Klinkt leuk.

En als die ontspanning echte ontspanning is:
Geen stress, geen voortdurende “todo flitsen” die door je hoofd schieten, geen planning maken voor het volgende moment, geen oepsgevoel bij het zien van die collega aan wie je gisteren een document had moeten sturen…

Klinkt als iets wat enkel mogelijk is als je op reis bent, en dan nog…

Hoe krijg je die stress eruit?
Stress komt als je het gevoel hebt dat je de controle over de situatie kwijt bent.
Je moet dus  controle krijgen.
En controle krijg je als je een betrouwbaar systeem hebt dat je gedisciplineerd toepast.

Klinkt allemaal niet echt gezellig, maar het systeem zelf moet niet leuk zijn, het moet efficiënt zijn, en ervoor zorgen dat je leven daardoor leuk is!