Orde in de chaos

In onze serie posts rond Getting Things Done hebben we uitgelegd hoe je alle informatie kan verzamelen en verwerken. Je loopt nu door het leven met 3 lijsten todo’s en een klassement. Tot nu toe heb je je lijstjes zien groeien en het is uiteraard de bedoeling om de “Volgende acties” effectief uit te voeren. Maar wanneer?

Om dat te kunnen bepalen, moeten we ons beter organiseren. Focus, context en tijd zijn de parameters die bepalen wanneer we efficiënt kunnen werken.

Focus

Het is moeilijk om echt productief te worden wanneer je de lijstjes chronologisch begint af te werken. De doorsnee persoon wordt pas productief wanneer hij gedurende 20 minuten ongestoord kan werken.

Je moet je dus kunnen focussen op wat je doet en dat lukt niet als je eerst gaat telefoneren, daarna een offerte begint te schrijven en ondertussen de inkomende mails één voor één leest. Het vraagt heel veel energie en je kan je niet goed concentreren als je 3 dingen tegelijk probeert te doen. Kom tot rust en focus op 1 taak tegelijk. Werk bijvoorbeeld eerst alle telefoontjes af en sluit je email programma tijdens het uitschrijven van offertes. Je zal merken dat je op deze manier veel efficiënter kan werken.

Help, m’n inbox loopt over!

Proficiat, je hebt het volgehouden! Als je de tips uit m’n vorige post hebt gevolgd, spoken er geen todo’s meer door je hoofd en ligt je bureau er netjes bij. Da’s een goed gevoel maar…. er knaagt iets. Je inbox puilt uit en bij deze gedachte voel je de stress toenemen.

Da’s normaal, negeer dat lastige gevoel en vertrouw op het systeem. Alles staat op papier, je moet je dus geen zorgen maken dat je iets zal vergeten. We moeten nu orde op zaken stellen en je todo lijstje reorganiseren zodat het een werkinstrument wordt.

Word verzamelaar!

Ok, Pieter heeft in z’n post De kunst van het stress-vrij ontspannen je interesse gewekt. Je hebt de basisprincipes geleerd om meer tijd te verkrijgen, maar hoe begin je eraan? Hoe word je nu productiever?

Wel, het idee achter het systeem van David Allen is dat je pas efficiënt en gefocust kan werken als je je hoofd leeg maakt. Ons brein is namelijk niet gemaakt om alles te onthouden. We hebben een Mind Dump nodig, op papier of digitaal. Karateka kennen deze toestand zonder gedachten als ”a mind like water“.

Bruce Lee beschrijft het als volgt:

De kunst van het stress-vrij ontspannen

Stel je voor dat je een pak meer tijd voor ontspanning krijgt, terwijl je toch alles blijft doen wat je nu doet?

Klinkt leuk.

En als die ontspanning echte ontspanning is:
Geen stress, geen voortdurende “todo flitsen” die door je hoofd schieten, geen planning maken voor het volgende moment, geen oepsgevoel bij het zien van die collega aan wie je gisteren een document had moeten sturen…

Klinkt als iets wat enkel mogelijk is als je op reis bent, en dan nog…

Hoe krijg je die stress eruit?
Stress komt als je het gevoel hebt dat je de controle over de situatie kwijt bent.
Je moet dus  controle krijgen.
En controle krijg je als je een betrouwbaar systeem hebt dat je gedisciplineerd toepast.

Klinkt allemaal niet echt gezellig, maar het systeem zelf moet niet leuk zijn, het moet efficiënt zijn, en ervoor zorgen dat je leven daardoor leuk is!

Van nachtbraker naar ochtendmens in 21 dagen

“Wil je een nieuwe gewoonte aanleren, herhaal ze dan gedurende 21 dagen op rij.
Vanaf dan wordt het makkelijker om ermee door te gaan, dan ermee te stoppen.”

Een stelling die een wereld van mogelijkheden laat opengaan… indien ze klopt.
Geen levenslang gevecht meer tegen je eigen slechte gewoonten, gewoon vervangen door een goede gewoonte, 21 dagen herhalen, en de strijd is gestreden.

Ik ben een avondmens.
‘s Avonds heb ik de beste ideeën, en werk ik het meest productief. Ik ga pas slapen in de vroege uurtjes, als mijn ogen dichtvallen van vermoeidheid. Naar bed gaan voelt aan als “opgeven”.
Opstaan is (bijgevolg) een nachtmerrie. De wekker is niet mijn vriend. De “snooze” knop erop wel, maar dan het soort van vriend die je in de problemen werkt: Ik blijf liggen tot het net niet te laat is… of net wel.
Ik ben dus een avondmens.

Kan ik ook ochtendmens worden? Klinkt als een interessant proefscenario voor de 21-dagen regel: Best eenvoudig te controleren.
Ik heb me het beeld gevormd dat ik een ochtendmens ben, dat ik elke dag vrolijk en fris wakker word om 5.30, fluks uit mijn bed spring, en de eerste uren van de dag heel productief ben. ‘s Avonds ga ik op tijd slapen, zodat ik de volgende ochtend weer fris ben.
En geheel volgens de regels van de kunst, hou ik dat gedurende 21 dagen vol.

Maandag 17 augustus 5.30h: dag 1.
Waar ben ik mee begonnen…

Welkom op Dag 22

21 dagen.
Dat is de tijd die je nodig hebt om een nieuwe gewoonte aan te leren.

Zo eenvoudig kan het toch nooit zijn:
Het lijstje met goede voornemens dat ik steevast rond nieuwjaar fabriceer, is een jaar nadien bijna integraal herbruikbaar, wegens helaas niet uitgevoerd.
Was ik niet gemotiveerd genoeg?
Toch wel, maar er was altijd wel een reden waarom het dan net niet goed uitkwam.
Misschien lukt het dit jaar wel?
Ja, vast wel!

Hmmm…

Gooi het eens over een andere boeg.
Maak jezelf wijs dat je het maar heel eventjes gaat doen: Je hoeft het dus niet je hele godganse leven vol te houden, nee, enkel 21 dagen.
Gewoon even uitproberen, meer niet.

En na die 21 dagen?

Dan is het een gewoonte geworden, iets waar je niet meer moet over nadenken:
Vanaf dag 22 gaat het vanzelf.

En dag 22, daar doe je het voor.

Welkom op dag 22!